Diensten Event Planning
Bij DMXRent kun je rekenen op een uitgebreide dienstverlening voor de volledige of gedeeltelijke organisatie van jouw evenement. Het plannen en uitwerken van evenementen vergt veel tijd en inspanning, en er zijn tal van zaken waarmee je rekening moet houden. Daarom is het verstandig om een beroep te doen op professionals met ervaring. Gelukkig hebben wij bij DMXRent in de afgelopen jaren een schat aan expertise opgebouwd door het succesvol organiseren van uiteenlopende grote en kleine evenementen in Vlaanderen.
Onze ervaring omvat een breed scala aan evenementen, waaronder bedrijfsfeesten, trouwfeesten, teambuildings, seminars, concerten, theatervoorstellingen, tentoonstellingen en meer. Wat je evenement ook inhoudt, wij hebben de kennis en vaardigheden om het tot een onvergetelijke en succesvolle gebeurtenis te maken.
Of het nu gaat om het vinden van de perfecte locatie, het regelen van professioneel geluid en licht, het verzorgen van het entertainment of het plannen van de logistiek, ons ervaren team staat voor je klaar om elk aspect van de organisatie op zich te nemen. We luisteren naar jouw wensen en ideeën en zetten ons in om een evenement te creëren dat naadloos aansluit op jouw visie.
Met DMXRent als jouw partner voor evenementorganisatie kun je vertrouwen op een soepele uitvoering, oog voor detail en een resultaat dat de verwachtingen overtreft. Of het nu gaat om een intiem feest of een grootschalig evenement, wij zorgen ervoor dat elk moment memorabel wordt en dat jouw gasten met een glimlach terugdenken aan de ervaring. Laat ons je helpen om van jouw evenement een groot succes te maken!
Naast enkel techniek kan DMXRent ook instaan voor andere organisatorische aspecten van een event.
- Locatie zoeken
- Thema uitwerken (Cowboy Event, science fiction, enz...)
- Catering
- Marketing
- Artiesten en/of DJ's
- Techniek (Licht, Geluid, Video, IT, Electriciteit, enz...)
- Auteursrechten Unisono het voegers Sabam en billijke vergoeding
- Security (bewakingsagenten, camerabewaking, toegangscontrole, enz..)
- Vergunningen
- Verzekeringen
- Event Marketing
- Communicatie
- Afvalbeheer
- Alcoholbeleid
- Locatie zoeken
- Thema uitwerken (Cowboy Event, science fiction, enz...)
- Catering
- Marketing
- Artiesten en/of DJ's
- Techniek (Licht, Geluid, Video, IT, Electriciteit, enz...)
- Auteursrechten Unisono het voegers Sabam en billijke vergoeding
- Security (bewakingsagenten, camerabewaking, toegangscontrole, enz..)
- Vergunningen
- Verzekeringen
- Event Marketing
- Communicatie
- Afvalbeheer
- Alcoholbeleid
Wees eerlijk en open over het beschikbaar budget en jouw verwachtingen. Met techniek kan je heel mooie dingen uitwerken maar dit heeft ook onmiddelijk een impact op het budget. Als wij het beschikbaar budget weten en wat de klant verwacht kunnen we een beter offerte voorstel maken dat zeker binnen dit budget mogelijk is. We ontvangen regelmatig offerteaanvragen voor heel veel materiaal maar achteraf blijkt dan dat ze maar een beperkt budget hadden. Als we echter kunnen vertrekken vanuit een bepaald budget en wat de klant wil dan kunnen we eerst zorgen dat zeker de basis voorzien is en dit aanvullen met bijvoorbeeld extra licht. Heeft een klant toch een groter budget dan kunnen we een spectaculairder en orgineler voorstel uitwerken.
Techniek is heel belangrijk tijdens een evenement en kan afhankelijk van bijvoorbeeld technischefiches van artiesten of bepaalde verwachtingen van de klant enorm varieren in prijs. Als Organisator kan je dus best zo snel mogelijk samenzitten met de firma's die voor deze technieken gaan zorgen. Als je reeds in een vroegtijdig stadium samenzit dan kan alles ook beter voorbereid worden.
Een offerte vergelijken is niet gemakkelijk. Als je open bent over het budget tegen de verschillende leveranciers dan kan je de verschillende offertes iets gemakkelijks vergelijken op wat je krijgt voor dit bepaald budget. Vertel je liever niet wat het budget is dan ga je offertes ontvangen die zeker heel uiteenlopend gaan zijn qua prijs maar ook wat je hiervoor krijgt.
Lees de offertes heel grondig en spreek af met deze mensen om alles wat niet duidelijk is te overlopen. Zelfs voor kleindere evenementen is het aangeraden om toch alles even te bespreken zodat er geen misverstanden zijn. Het is dus niet alleen belangrijk om een goed voorstel op papier te hebben maar ook een goeie communicatie met de leverancier(s) is erg belangrijk. Het is veel leuker werken zowel als organisator maar ook als leverancier van de technieken om een goeie en vlotte communicatie te hebben met elkaar.
Werk met mensen die hun job kennen: In de eventsector zitten er veel cowboys die veiligheid en wetgeving niet volgen. Wij met DMXRent werken enkel met degelijke merken en recent materiaal dat technisch gekeurd is. We volgen ook op regelmatige basis opleidingen zowel intern als extern. We werken ook enkel met freelance medewerkers die zelfstandig zijn en de nodige ervaring en verantwoordelijkheid hebben.
Licht en video zijn cruciale elementen geworden voor het creëren van de perfecte sfeer op evenementen, feesten en in theaters. Met de juiste verlichting en projectie kan een locatie omgetoverd worden tot een magische ruimte waar gasten versteld van staan. DMXRent, een bedrijf gespecialiseerd in licht en video, heeft de afgelopen jaren op verschillende locaties in België, van kerken tot dierentuinen, gewerkt aan het transformeren van ruimtes.
Wanneer het gaat om het inrichten van een evenement, kan het voor klanten moeilijk zijn om te visualiseren hoe een ruimte eruit zal zien met de verschillende licht- en videotechnieken die worden gebruikt. Het is voor hen vaak onbekend terrein, met termen als movingheads en blinders die niet bekend zijn. DMXRent heeft daarom geïnvesteerd in een eigen lichtontwerpstudio en videostudio met 3D previsualisatie mogelijkheden. Met deze technologie kunnen klanten het ontwerp en het lichtplan in 3D bekijken voordat de installatie daadwerkelijk plaatsvindt.
De mogelijkheid om de locatie in 3D te bekijken is niet alleen handig voor klanten, maar ook voor technici die betrokken zijn bij de installatie. Het lichtplan dat wordt gegenereerd in de 3D previsualisatie software helpt om de installatie vlot te laten verlopen. De technici weten precies waar de apparatuur moet worden opgehangen en hoe alles moet worden aangesloten. Dit zorgt voor efficiëntie en bespaart tijd en geld bij het opzetten van het evenement.
DMXRent heeft ook ervaren dat steeds meer organisatoren van bedrijfsevenementen en theatergezelschappen op zoek zijn naar unieke locaties, ook wel Special Venues genoemd. Door deze bijzondere locaties te gebruiken, kunnen ze zich onderscheiden van andere evenementen. Maar deze locaties bieden vaak uitdagingen op het gebied van verlichting en video. DMXRent is in staat om oplossingen te bieden door middel van een op maat gemaakt licht- en videoplan dat past bij de locatie en de gewenste sfeer.
Al met al is het duidelijk dat licht en video een cruciale rol spelen bij het creëren van een unieke sfeer en ervaring op evenementen en in theaters. DMXRent heeft zich bewezen als een betrouwbare partner bij het leveren van deze technologieën en heeft geïnvesteerd in 3D previsualisatie om klanten een beter beeld te geven van wat ze kunnen verwachten. Door deze innovatieve technologieën kunnen klanten zich richten op het organiseren van hun evenementen, terwijl DMXRent ervoor zorgt dat de licht- en videotechniek zorgen voor een onvergetelijke ervaring voor gasten.
STAP 1: In een eerste verkennend gesprek nemen we uitgebreid de tijd om jouw wensen, verwachtingen en budget te bespreken. We willen een duidelijk beeld krijgen van wat je voor ogen hebt, zodat we jouw ideale evenement kunnen realiseren.
STAP 2: Met de input die we tijdens het gesprek hebben verzameld, gaan we creatief aan de slag. Ons team bedenkt een uniek en origineel concept dat perfect aansluit bij jouw wensen en de doelstellingen van het evenement. We streven ernaar om een onvergetelijke ervaring te creëren voor jou en jouw gasten.
STAP 3: Op basis van het uitgewerkte concept stellen we een gedetailleerde offerte op. Om jou een realistisch beeld te geven van het uiteindelijke resultaat, voorzien we tevens een 3D-rendering van het geplande evenement. Zo krijg je een visuele voorstelling van hoe alles eruit zal zien.
STAP 4: Samen met jou bespreken we de offerte en is er ruimte voor eventuele aanpassingen. We willen ervoor zorgen dat je volledig tevreden bent met het voorgestelde plan voordat we verdergaan naar de volgende stappen.
STAP 5: Zodra je akkoord gaat met de offerte, starten we onmiddellijk met de planning en voorbereidingen. We nemen alle taken op ons, zodat je je kunt richten op andere belangrijke aspecten van het evenement.
STAP 6: Vanaf het begin van de opbouw tot en met de afbouw van het evenement, coördineren we alle activiteiten. Ons ervaren team zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en dat elk detail perfect wordt uitgevoerd.
STAP 7: Onze service eindigt niet na het evenement. We besteden ook de nodige aandacht aan nazorg. We evalueren samen met jou hoe het evenement is verlopen en verzamelen feedback om toekomstige evenementen nog beter te maken. Jouw tevredenheid is onze ultieme beloning.
Bij elke stap van het proces staat onze toewijding aan kwaliteit en klanttevredenheid centraal. Met DMXRent als jouw partner kun je rekenen op een vlekkeloze organisatie en een evenement dat alle verwachtingen overtreft.
DMXRent is een ervaren evenementenbureau dat op de hoogte is van de nieuwste trends en beschikt over uitgebreide kennis om evenementen van elk formaat en complexiteit op een hoog niveau te organiseren. Door uit te besteden, hoef je als bedrijf geen verantwoordelijkheid te dragen voor bepaalde risico's en is het niet nodig om zelf over de benodigde kennis of creativiteit te beschikken om een hoogwaardig evenement te organiseren.
Bovendien biedt DMXRent een objectieve kijk op je bedrijf en kan het bureau de sterke en zwakke punten beter benutten dan het interne personeel dat vaak last heeft van bedrijfsblindheid. DMXRent is ook een ideale sparringpartner en klankbord om ideeën af te toetsen en heeft een uitgebreid netwerk in de evenementenbranche, wat het vinden van de juiste materialen en mensen vergemakkelijkt en vaak betere prijzen kan onderhandelen.
Het uitbesteden van evenementen aan DMXRent zorgt er ook voor dat interne middelen beschikbaar blijven voor lopende projecten en verzekert de continuïteit van de organisatie bij bijvoorbeeld ziekte. Tijdig beroep doen op professionals kan bovendien dure organisatieblunders voorkomen.
Er zijn verschillende redenen waarom het inhuren van een DJ een goede keuze kan zijn voor jouw evenement. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:
1) Professionele ervaring: Een DJ heeft expertise in het mixen en naadloos overgaan van nummers, waardoor er een constante stroom van muziek is zonder onderbrekingen. Ze weten hoe ze de juiste sfeer kunnen creëren en kunnen inspelen op de reacties van het publiek.
2) Grote muziekcollectie: Een ervaren DJ heeft toegang tot een uitgebreide muziekcollectie en kan een breed scala aan genres en nummers aanbieden die passen bij de voorkeuren van jou en je gasten. Ze kunnen de muziek aanpassen aan de sfeer en het thema van het evenement.
3) Interactie en publieksbetrokkenheid: Een DJ kan het publiek betrekken en energie brengen in de ruimte. Ze kunnen inspelen op verzoeknummers, verzoekjes van gasten accepteren en interactie stimuleren door middel van aankondigingen en entertainment.
4) Stressvrije entertainmentoplossing: Door een DJ in te huren, kun je je concentreren op andere aspecten van je evenement, zoals de decoratie, gastenontvangst en algemene coördinatie. Een professionele DJ zorgt voor de muzikale ervaring, waardoor je gemoedsrust hebt en kunt genieten van het evenement.
Kortom, het inhuren van een DJ biedt talloze voordelen, waaronder expertise, muziekvariatie, hoogwaardige apparatuur, interactie met het publiek en stressvrije entertainmentoplossing. Het helpt om een levendige sfeer te creëren en maakt van jouw evenement een gedenkwaardige ervaring voor iedereen die aanwezig is.
1) Professionele ervaring: Een DJ heeft expertise in het mixen en naadloos overgaan van nummers, waardoor er een constante stroom van muziek is zonder onderbrekingen. Ze weten hoe ze de juiste sfeer kunnen creëren en kunnen inspelen op de reacties van het publiek.
2) Grote muziekcollectie: Een ervaren DJ heeft toegang tot een uitgebreide muziekcollectie en kan een breed scala aan genres en nummers aanbieden die passen bij de voorkeuren van jou en je gasten. Ze kunnen de muziek aanpassen aan de sfeer en het thema van het evenement.
3) Interactie en publieksbetrokkenheid: Een DJ kan het publiek betrekken en energie brengen in de ruimte. Ze kunnen inspelen op verzoeknummers, verzoekjes van gasten accepteren en interactie stimuleren door middel van aankondigingen en entertainment.
4) Stressvrije entertainmentoplossing: Door een DJ in te huren, kun je je concentreren op andere aspecten van je evenement, zoals de decoratie, gastenontvangst en algemene coördinatie. Een professionele DJ zorgt voor de muzikale ervaring, waardoor je gemoedsrust hebt en kunt genieten van het evenement.
Kortom, het inhuren van een DJ biedt talloze voordelen, waaronder expertise, muziekvariatie, hoogwaardige apparatuur, interactie met het publiek en stressvrije entertainmentoplossing. Het helpt om een levendige sfeer te creëren en maakt van jouw evenement een gedenkwaardige ervaring voor iedereen die aanwezig is.
Video is een steeds belangrijker aspect geworden, niet alleen tijdens een evenement, maar ook ervoor en erna. Hier zijn enkele redenen waarom videomarketing cruciaal is voor elk evenement:
Voor het evenement:
De rol van videomarketing begint al ruim voor het evenement. Het gebruik van bewegende beelden in videomarketing trekt aanzienlijk meer aandacht op sociale media-platforms zoals Facebook, LinkedIn en Instagram dan statische advertenties. Door pakkende video's te delen over wat mensen kunnen verwachten op het evenement, kun je de interesse en nieuwsgierigheid van potentiële deelnemers vergroten.
Tijdens het evenement:
Tijdens het evenement kan livestreaming een waardevolle oplossing zijn om een breder publiek te bereiken, inclusief degenen die niet fysiek aanwezig kunnen zijn. Wanneer je zowel een live publiek als een online publiek hebt, wordt dit een Hybride Event genoemd. DMXRent heeft aanzienlijke ervaring in het organiseren van dergelijke hybride evenementen. Het gebruik van videoprojecties, tv-schermen en ledschermen op locatie kan de beleving van de aanwezigen versterken en de boodschap kracht bijzetten.
Na het evenement:
De impact van het evenement eindigt niet wanneer de deuren sluiten. Aftermovies spelen een cruciale rol in het vastleggen van de hoogtepunten van het evenement en kunnen worden gebruikt om de sfeer, emoties en betrokkenheid opnieuw te beleven. Het delen van aftermovies op sociale media en andere kanalen moedigt mensen aan om betrokken te blijven en zich warm te maken voor jouw volgende evenement.
Kortom, video is een krachtig hulpmiddel om jouw evenement te promoten, de ervaring te verbeteren voor zowel fysieke als online deelnemers en om de impact van het evenement na afloop voort te zetten. Het gebruik van videomarketing in alle fasen van het evenement kan bijdragen aan het succes en de groei van jouw evenementen.
Wij zorgen steeds voor de WOW factor op jouw event
Mensen hebben steeds hogere eisen op het vlak van catering, inrichting, bereikbaarheid, enz... maar verwachten ook een WOW factor. Wij proberen om aan elk event een creatieve touch te geven gelinkt aan het thema of de doelstellingen die onze klant wil bereiken.